Ежедневник стал одним из атрибутов делового человека. Пухлый блокнот в кожаной обложке ассоциируется с настойчивостью в достижении цели, организованностью и прочими похвальными качествами. Однако, другие возражают: увлечение ежедневниками – лишь дань моде, без этого аксессуара якобы легко обойтись. Кто прав?
В книгах и статьях по тайм-менеджменту вы наверняка уже встречали советы о необходимости планировать свое время. Ежедневники как раз предназначены для составления списков дел. Конечно, вам придется привыкнуть регулярно вести записи, но в конечном итоге такой подход оправдывает себя.Перечислим только некоторые преимущества, которые обеспечивает карманный планировщик. С его помощью вы избавитесь от необходимости держать в голове массу информации, рискуя забыть о каком-либо намеченном событии. А еще научитесь распределять дела на неделю или на месяц вперед, чтобы успевать больше, чем в прошлом за тот же отрезок времени. И самое главное, благодаря записям вы сможете анализировать эффективность своей деятельности и искать пути к самосовершенствованию.
Правда, одной покупки планировщика недостаточно для овладения всеми секретами тайм-менеджмента. Во-первых, нужно выбрать подходящий ежедневник, а во-вторых – научиться правильно его вести. Поговорим о том и другом подробнее. Чем отличается ежедневник от органайзера? Эти два планировщика зачастую откровенно путают друг с другом. Между тем, при внешнем сходстве между ними существуют серьезные различия.
Начнем с обложки. Она выполняется из разных материалов – плотного картона, кожзаменителя, реже – текстиля. Так или иначе, в обложке органайзеров предусмотрено множество различных по размеру карманов – для визиток, дисконтных карт, пропусков и многого другого. У ежедневника такие карманы вы не встретите.
Теперь обратимся к начинке. Стандартный ежедневник состоит из 352 страниц, из них большая часть отведена под блок для ежедневных записей, около 30 страниц – под телефонно-адресную книгу и еще около десятка – под универсально-информационный блок. Последний включает в себя календарь, табло мирового времени, коды различных стран и другую дополнительную информацию.
Чем отличается органайзер в плане начинки? Вновь большим разнообразием – наряду с календарем, адресной книгой и блоков для ежедневных записей в нем предусмотрены планировщики дел на неделю, месяц и год соответственно. Отдельные страницы отведены под планирование встреч и проектов, калькуляцию расходов и постановку целей.
Что лучше – органайзер или ежедневник? Ответ зависит от потребности в детальном планировании на месяцы вперед. Если ее нет, не тратьте деньги понапрасну и покупайте обычный рабочий ежедневник. Вдобавок к прочему, такой блокнот тоньше бизнес-органайзера, а значит – меньше весит и легко помещается в любую сумку.
Итак, с видом планировщика вы определились. Теперь перейдем к следующему шагу – выбору оптимального варианта собственно среди ежедневников. В ходе поиска опирайтесь на следующие основные критерии:
Отбор кандидатов начинайте с формата. Самый удобный и популярный формат – А5 (150х210мм). Более компактная альтернатива под габариты мужской барсетки или дамской сумочки – А6 (100х150 см).
Следующий шаг – датировка. Если вы ищете блокнот для строгого планирования по часам, выбирайте датированный вариант. Такие планировщики покупают бизнесмены с плотным графиком встреч, а также самозанятые представители ряда профессий (парикмахеры, мастера маникюра, массажисты) для ведения записи клиентов.
Недатированные дневники удобны при свободном графике работы. Когда один день насыщен событиями под завязку, а другой - почти свободен, проще расставить даты самостоятельно. Недатированный блокнот также пригодится тем, кто ведет записи нерегулярно, по мере надобности: при бережливом использовании одного дневника хватит на два-три года.
Теперь крепление. Собираетесь вести записи, не пропуская ни дня? В таком случае остановитесь на изделии с прошитым блоком. Такие ежедневники стоят дороже, чем блокноты с проклеенными страницами, зато к концу года из них не будут сами собой выпадать листы. Не нравится прошитый переплет – выбирайте блокнот с креплением на гребне, пружине или двойной евроспирали.
Что касается дизайна обложки, тут выбор целиком зависит от рода ваших занятий. Ежедневник с яркой обложкой, к тому же украшенной абстракционистским рисунком, уместен для людей, чья деятельность тесно связана с креативом. Дизайнерам и прочим творческим личностям позволительны любые эксперименты. Остальным рекомендуются блокноты с однотонными черными, серыми или коричневыми обложками, также допустимы темные оттенки синего, зеленого и бордового цветов.
Как работать с ежедневником?Вы уже прочитали, для чего нужен ежедневник и как его правильно выбрать. Познакомьтесь с правилами ведения записей и тогда такой блокнот станет для вас действительно полезным инструментом. Как аккуратно вести ежедневник? Первым делом придумайте систему пометок: например, галочки для текущих задач и восклицательные знаки для приоритетных дел. Символы с расшифровкой поместите на видном месте в начале блокнота. Также на первых страницах запишите цели на год – это дополнительно мотивирует на их достижение.
Что писать в рамках ежедневного планирования? Разумеется, задачи, которые вы собираетесь выполнить в течение дня. Не увлекайтесь количеством – гуру тайм-менеджмента советуют планировать на день не более 5-ти дел. Тогда даже с учетом форс-мажорных ситуаций к концу дня вы сумеете выполнить все намеченные планы. Формулируйте задачи максимально просто – тогда даже при беглом взгляде на страницу вы поймете, что стоит в планах дальше.
Для удобства текущие задачи можно группировать по времени, приоритетности, месту выполнения и другим критериям. При использовании временного принципа классификации первоочередные дела стоит выделять специальными пометками или просто маркером. Напротив каждой позиции из списка указывайте временные рамки и старайтесь их не нарушать. Отдельными обозначениями выделяйте статусы задач. Выполненные задачи помечайте удобным способом (например, значком «Х»), неактуальные – попросту вычеркивайте. Если не успеваете разобраться со всеми делами, перенесите часть на другой день с помощью значка «>».
Часть страницы за каждый день отводите под важные мелочи. Здесь записывайте телефонные номера, делайте заметки по итогам встреч и других мероприятий. Сюда же вносятся спонтанно появившиеся мысли и идеи (например, о прочтении какой-либо книги, которую вам только что порекомендовали, или о планах на выходные). Контактные данные, которые понадобятся еще не раз и не два, не забудьте продублировать в телефонно-адресную книгу.
Владельцы органайзеров дополнительно могут планировать свои дела на неделю и на месяц. Расскажем, как это делать с помощью планировщика.
В планах на месяц фиксируются важные, но не срочные дела, либо другие планы, напрямую связанные с реализацией ваших глобальных жизненных целей. Этот раздел заполняется в начале каждого месяца.
Планы на неделю удобно расписывать вечером в воскресенье. В эту группу войдут общие дела, с которыми вы хотите разобраться в течение недели, а также часть дел, намеченных на текущий месяц.
Еще раз напомним о необходимости вычеркивать или иным образом помечать завершенные задачи. Это позволит наглядно отслеживать собственный прогресс и мотивирует на новые свершения.
Ежедневники и органайзеры — лучшие помощники при планировании задач
Теперь вы знаете, как выбрать и вести ежедневник. Для подведения итогов повторим самые важные моменты. Если заинтересованы в широком функционале, покупайте органайзер, в остальных случаях хватит простого ежедневника. Универсальный вариант – блокнот формата А5 или А 6 с прошитыми страницами и однотонной обложкой. Датированные ежедневники подойдут тем, кто планирует день по часам, недатированные – работникам со свободным графиком.
При ведении ежедневника используйте систему пометок, группируйте задачи по времени выполнения или другим критериям, в планы на день ставьте не более 5 дел. Обязательно вычеркивайте решенные задачи. Только таким образом вы научитесь грамотно распределять свое время и силы, а значит – измените жизнь к лучшему.
В нашем интернет-магазине вы найдете огромный ассортимент ежедневников и органайзеров разных модификаций. Желаем удачного выбора и успехов в достижении поставленных целей!
